ARQUIVOS E PASTAS - 1
Todo e qualquer software ou informação
gravada em nosso computador será
guardada em uma unidade de disco, que
vimos anteriormente (HD, disquete, CD,
Zip, etc..). Essas informações só podem
ser gravadas de uma forma: elas são
transformadas em arquivos.
Não se preocupe: Arquivo é apenas a
nomenclatura que usamos para definir
Informação Gravada. Quando digitamos um
texto ou quando desenhamos uma figura no
computador, o programa (software)
responsável pela operação nos dá o
direito de gravar a informação com a
qual estamos trabalhando e, após a
gravação, ela é transformada em um
arquivo e colocada em algum lugar em
nossos discos. Essa é a operação que
chamamos desalvar um arquivo.
Está bem! OK! Até aqui, nenhum problema,
não é? Mas, em que lugar exatamente esse
arquivo é gravado nos discos?
No momento da gravação, ou seja, após
solicitarmos o comando salvar, o
computador nos pede duas informações
para prosseguir com o salvamento: O nome
do arquivo e a pasta (diretório) onde
ele será salvo.
Pasta é o nome que damos a certas
“gavetas” no disco. Pastas são
estruturas que dividem o disco em várias
partes de tamanhos variados, como
cômodos em uma casa. Uma pasta pode
conter arquivos e outras pastas. As
pastas são comumente chamadas de
Diretórios, nome que possuíam antes.
Lembre-se bem: Pastas são “gavetas”,
arquivos são “documentos”. Portanto,
nunca vai haver um arquivo que tem uma
pasta dentro. As pastas guardam os
arquivos e não o contrário!
Os arquivos e as pastas devem ter um
nome. O nome é dado no momento da
criação. A Regra para nomenclatura de
arquivos e pastas varia para cada
Sistema Operacional. No Windows, que
vamos estudar neste material, os nomes
podem conter até 256 caracteres (letras,
números, espaço em branco, símbolos),
com exceção destes / \ | > < * ? : “ que
são reservados pelo Windows.
Os arquivos são gravados nas unidades de
disco, e ficam lá até que sejam
apagados. Quando solicitamos trabalhar
com um arquivo anteriormente gravado
(esse processo chama-se abrir o
arquivo), o arquivo permanece no disco e
uma cópia de suas informações é jogada
na memória RAM para que possamos
editá-lo. Ao abrir um arquivo, pode-se
alterá-lo indiscriminadamente, mas as
alterações só terão efeito definitivo se
o salvarmos novamente. Quando salvamos
um arquivo pela segunda vez em diante,
ele não nos solicitará mais um nome e um
local, isso só acontece na primeira
gravação.
ARQUIVOS E PASTAS - 2
Organizar os arquivos e pastas no
computador vai ficando mais complexo à
medida em que os discos rígidos aumentam
de capacidade, guardamos digitalmente
cada vez mais coisas, por cada vez mais
tempo, e usando essencialmente a mesma
infra-estrutura de organização que era
usada para os pequeninos disquetes dos
PCs da década de 1980 – embora com
alguma evolução, como os bem-vindos
nomes de mais de 8 caracteres para os
arquivos.
Um disco rígido de 5MB em 1956
Eu já trabalhei com isso, vi muita gente
não conseguir localizar seus arquivos
(mesmo quando adotavam técnicas estritas
de organização), e acabei desenvolvendo
minha própria estratégia de organização,
que hoje compartilho com vocês.
Este é semi-automático
Em termos de precisão, minha abordagem
está mais para rifle automático do que
para bisturi. Mas vem funcionando bem, e
eu venho migrando essa minha estrutura
de pastas de micro em micro já há alguns
anos, juntamente com os scripts que
cuidam dela para mim. E é isso que
compartilharei hoje com vocês, contando
com suas manifestações e complementos
nos comentários.
Meu histórico: um profissional dos
arquivos perdidos
Durante anos eu trabalhei como
administrador de rede e sistemas, e uma
das tarefas mais chatas que ocorriam
regularmente era a necessidade de ajudar
algum usuário a localizar o arquivo que
ele tinha perdido.
Em chamas!
Esse tipo de contratempo dos usuários
(geralmente resolvido após algum
esforço) acontecia em basicamente 2
cenários:
a) o usuário era meticulosamente
organizado, adotava nomes de arquivo
padronizados (tipo “oficio-004-2010.doc”)
criava sua própria estrutura de pastas e
subpastas, em vários níveis, divididas
cronologicamente, por projeto, em ordem
alfabética do assunto, etc. e
subitamente percebia que o arquivo que
ele *tinha certeza* de ter gravado não
estava mais na “pasta certa”, ou
b) o usuário não se esforçava por
classificar seus arquivos, centenas
deles eram gravados em uma mesma pasta,
sempre com o nome default que o editor
de texto ou planilha sugeria, e
subitamente ele percebia que não estava
conseguindo encontrar o arquivo que ele
*tinha certeza* de ter gravado, mas não
sabia o nome.
Com o tempo percebi um padrão: a solução
SEMPRE era mais fácil nos casos em que
os nomes de arquivos eram escolhidos de
forma manual, e meticulosamente.
Portanto, se você se satisfizer com a
dica à qual eu atribuo 80% da minha
efetividade em localizar rapidamente os
arquivos que preciso usar, pode parar de
ler por aqui mesmo, e lembrar de sempre
adotar nomes de arquivos que apresentem
palavras-chave sobre o seu conteúdo:
esqueça o “oficio-004-2010″, e adote o “of-004-10-solicita-contrato-consultor”,
ou qualquer outro padrão que permita uma
rápida busca por palavra chave a partir
do nome do arquivo, sem ter de ficar
clicando para abrir cada um dos
numerozinhos que aparecem na sua pasta.
A organização em pastas
Aquele cenário (a), acima, do usuário
meticuloso que cria uma intrincada
estrutura de pastas e subpastas, me
parece bastante comum, e quase
invariavelmente esbarra em uma mesma
limitação: divisões por temas e subtemas
fazem com que muitas vezes um mesmo
arquivo se encaixasse muito bem em mais
de uma categoria, e aí o usuário precisa
fazer escolhas na hora de gravar, e não
necessariamente vai lembrar disso na
hora de procurar.
E em um sistema assim
compartimentalizado, na hora em que se
percebe que o arquivo não está na pasta
em que achávamos que ele estaria, muitas
vezes é necessária uma busca um pouco
mais trabalhosa, navegando pela
estrutura de pastas e subpastas e
inspecionando cada uma delas.
A coisa piora quando os nomes de
arquivos são pouco descritivos (e o
usuário precisa ficar abrindo para olhar
o conteúdo), e fracassa de vez quando,
ao não encontrar o arquivo na pasta em
que procurou inicialmente, o usuário
acredita que ele foi removido, sem
lembrar que algumas semanas atrás havia
motivo para guardá-lo em uma outra
pasta.
Excesso de pastas me atrapalha bastante
Existem diversos artifícios para lidar
com isso, desde o simples (mas
trabalhoso de manter) hábito de manter
atalhos ou links para os documentos em
todas as pastas que eles poderiam caber,
até o uso de aplicativos e utilitários
para fazer indexação, busca semântica e
agregar metadados aos arquivos.
Eu já tentei vários deles,
principalmente pelas camadas adicionais
de complexidade que eles agregam aos
procedimentos de restauração dos dados
após uma reinstalação de sistema
operacional, pela dificuldade de
interoperar em ambientes em que arquivos
são enviados e compartilhados entre
múltiplos usuários, etc. Se eles
funcionam para você, vá fundo
(especialmente se no seu sistema for
possível atribuir “tags” aos arquivos) –
mas para mim, a minha forma simplificada
satisfaz mais ;-)
A *minha* organização geral em pastas
Um dos princípios do GTD que eu assumo
no meu dia-a-dia é de que os métodos de
arquivamento devem estar sempre à mão,
sem serem obstrusivos nem inacessíveis –
se o gaveteiro fica do outro lado da
sala, a tendência a deixar papéis
empilhados em cima da mesa aumenta. E
este é o princípio que apliquei ao meu
método de classificar os arquivos no PC.
Como eu tenho já arraigado o hábito de
dar nomes BEM descritivos aos meus
arquivos, para mim é vantajoso
concentrar os arquivos em poucas pastas,
pois os próprios recursos nativos do
sistema operacional me facilitam a busca
visual pelos nomes dos arquivos, além de
oferecer recursos comuns como ordenação
por nome, por data, por tipo, etc. – e,
quando necessário, basta pressionar
poucas teclas para listar todos os
arquivos que tenham em seu nome a
palavra-chave que eu estiver procurando.
Assim sendo, eu adotei uma pasta geral
(vamos chamá-la de “/Arquivos”) abaixo
da qual existem 4 subpastas genéricas:
/Arquivos/textos, /Arquivos/imagens,
/Arquivos/compactados e /Arquivos/media.
As 3 primeiras não têm subpastas, mas a
última ainda se divide em
/Arquivos/media/audio e /Arquivos/media/video.
[Meu robô script guarda tudo nas pastas
certas para mim >>> ExplorerRobot b.jpg
- fonte: detail RM Space Explorer Robot
b.jpg (imagem JPEG, 375×500 pixels)
Meu robô script guarda tudo nas pastas
certas para mim
Como a organização é com base no
formato, e não no conteúdo, eu
simplesmente vou gravando todos os meus
novos arquivos diretamente no /Arquivos,
sem me preocupar em colocar nada no
lugar certo. De manhã cedo, todos os
dias, um pequeno script roda no meu
computador, procura no /Arquivos tudo o
que estiver gravado lá há mais de 3 dias
sem alteração, e se encarrega de mover
para a pasta certa.
Assim, as funções de “documentos
recentes” do editor de texto e da
planilha continuam funcionando bem (pois
documentos mexidos há menos de 3 dias
nunca são movidos), e tudo que eu já
concluí ou parei de usar de forma
imediata vai “sozinho” para a pasta
apropriada, onde eu encontrarei (pelo
nome ou pela data) sempre que precisar.
Uma vantagem extra é que no caso de eu
reabrir um documento que já havia sido
“arquivado” pelo script, e aí voltar a
gravar uma versão editada dele no
/Arquivos, no momento do rearquivamento
automático (após 3 dias), o script
preservará automaticamente a versão
anterior também, renumerando-a, como se
fosse uma versão simplificada de um
sistema individual de controle de
versões que faz o mais essencial:
permite retroceder a versões antigas,
que sempre permanecem fáceis de
localizar.
Veja também: